日本の科学技術の未来を牽引する国立研究開発法人。最先端の研究成果を世界に発信し、国際的な共同研究を推進する上で、高品質な翻訳は欠かせないツールです。海外論文の投稿、国際特許の出願、国際会議での発表、そして海外機関との契約締結など、多岐にわたる場面で翻訳のニーズが生じるでしょう。

しかし、公的な予算を使う組織として、「限られた予算の中で、どうすれば最適な翻訳サービスを選び、最大の成果を得られるのか？」は、多くの研究者や事務担当者が抱える共通の課題ではないでしょうか。

この記事では、組織の予算区分から考える翻訳外注のパターン、そして翻訳会社選びの具体的なポイント、見積もり依頼のコツ、さらにはトラブル回避策まで、予算を賢く使い、最高の翻訳成果を得るためのすべてを解説します。

国立研究開発法人における翻訳外注の主要パターン

国立研究開発法人における翻訳外注は、その活動の特性と予算の性質により、主に4つのパターンに分類できます。

1. 研究成果の国際発信に伴う翻訳

最も重要かつ頻繁に発生する翻訳ニーズであり、日本の研究力を世界に示すために不可欠です。

• 主な目的:

  • 論文投稿: 国際的な学術誌への査読論文（和英）投稿。専門性の高い最先端研究の正確な表現が求められます。

  • 学会発表資料: 国内外の学術会議やシンポジウムでの発表スライド、要旨、ポスターの多言語化。

  • ウェブサイト: 研究プロジェクトや研究室の活動内容を国内外に広く発信するためのウェブサイトの多言語化。

  • プレスリリース: 重要な研究成果発表を海外メディアに発信する際の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 運営費交付金: 法人の基盤となる運営費で、研究活動全般に充当されます。

  • 競争的資金（科研費、JST、NEDO等）: 国の競争的資金制度により獲得した研究費。多くの場合、成果発表のための翻訳費用計上が認められています。

  • 各研究部門・ユニットの予算: 研究チームや部門に割り当てられた裁量経費。

• 主な外注先の例:

  • 各分野（理学、工学、医学、情報科学など）の専門性が高く、学術論文翻訳に特化した翻訳会社。ネイティブチェック体制が充実している点が重要です。

2. 国際共同研究・連携に伴う翻訳

海外の研究機関や企業との連携を円滑に進めるための、多岐にわたる翻訳ニーズです。

• 主な目的:

  • 共同研究契約書: 海外のパートナー機関との共同研究契約、MOU（了解覚書）などの法務翻訳。

  • 技術仕様書・設計書: 共同開発プロジェクトにおける技術的な詳細文書の翻訳。

  • 報告書・提案書: 国際的な共同研究プロジェクトの中間報告書や最終報告書、新規提案書の翻訳。

  • 知財関連文書: 国際特許出願のための特許明細書翻訳、ライセンス契約関連文書の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 共同研究費: 海外機関や企業との共同研究に特化した予算。

  • 知的財産関係費: 特許出願や権利化に関わる費用。

  • 国際連携推進費: 国際的な協力関係を構築・維持するための予算。

• 主な外注先の例:

  • 法務翻訳や特許翻訳に強みを持つ翻訳会社、または技術翻訳の実績が豊富な総合翻訳会社。

3. 国際人材交流・採用に伴う翻訳

多様な国籍の研究者や職員が活躍できる環境を整備するための翻訳です。

• 主な目的:

  • 採用案内: 海外からの研究者や技術者採用のための募集要項、機関案内の多言語化。

  • 就業規則・規程: 外国人研究者・職員向けの就業規則、倫理規程、安全衛生規程などの多言語化。

  • 各種証明書: 海外の大学から招聘する研究者のためのビザ申請関連書類、在籍証明書などの公的文書翻訳。

  • 内部コミュニケーション: 外国人スタッフ向けの通知文や説明資料の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 人材育成費: 国際的な人材の確保・育成に関連する予算。

  • 運営費交付金: 人件費や総務関連費の一部として。

• 主な外注先の例:

  • 人事・法務関連文書の翻訳実績が豊富な翻訳会社。公的証明書の翻訳（必要に応じて公証対応）ができる会社も有効です。

4. 広報戦略・社会連携活動に伴う翻訳

機関の活動や社会貢献を広く一般に、特に海外に向けて伝えるための翻訳です。

• 主な目的:

  • 機関ウェブサイト: 国立研究開発法人の全体像、主要な研究分野、社会貢献活動などを国内外に発信するウェブサイトの多言語化。

  • パンフレット・紹介資料: 海外の視察団向け案内、国際イベントでの配布資料などの翻訳。

  • イベント告知: 国際シンポジウムや一般公開イベントの告知資料、参加者向け案内の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 広報費: 機関全体の広報活動のために計上される予算。

  • 社会連携費: 大学や企業、地域社会との連携活動のための予算。

• 主な外注先の例:

  • 広報・ブランディング分野に強く、DTP（組版）やウェブサイトのローカライゼーションにも対応できる総合翻訳会社。

翻訳会社選びの具体的なポイント：公的予算を最大限に活かすために

国立研究開発法人が翻訳会社を選ぶ際には、一般的な品質やコストだけでなく、公的機関ならではの特性や予算執行のルールに対応できるかが非常に重要です。

公的予算・会計制度への対応力

1. • 公費払い（運営費交付金、競争的資金など）の実績: 多くの翻訳会社は公費払いに対応していますが、請求書や見積書（3点セット）の形式、提出期限、検収方法など、法人特有の細かいルールに柔軟に対応できるかを確認しましょう。過去の公的機関との取引実績や、担当者が法人のシステムを理解しているかが判断のポイントです。

   • 相見積もり対応: 予算の適正性を示すため、複数業者からの相見積もりが必須の場合が多いため、快く応じてくれる会社を選びましょう。

   • 契約手続きの理解: 国立研究開発法人特有の契約締結プロセス（稟議、発注書の取り交わしなど）を理解し、スムーズに対応できるかを確認しましょう。

2. 専門分野への深い理解と翻訳者の質

   • 皆さんの法人が専門とする特定の研究分野（例：AI、宇宙開発、量子技術、ゲノム医療など）に深い知識を持つ翻訳者が在籍しているかを確認しましょう。単に語学力だけでなく、技術的な背景や専門用語のニュアンスを正確に理解し、表現できるかが重要です。

   • 実績と信頼性: 他の国立研究開発法人や類似の研究機関との取引実績、特定の学術・技術分野での翻訳実績を確認しましょう。可能であれば、具体的な機関名や研究成果の事例（守秘義務に配慮した範囲で）を挙げている会社は信頼性が増します。

   • ネイティブチェック体制: 学術論文や国際広報資料など、高い品質が求められる文書の場合、ネイティブスピーカーによる自然な表現への調整（ネイティブチェック）が不可欠です。このサービスが翻訳料金に含まれるか、オプションかを確認しましょう。

3. 品質管理と納品後のサポート

   • 厳格な品質管理プロセス: 翻訳だけでなく、誤訳チェック、文法チェック、そして用語統一性の確認など、徹底した品質管理体制が確立されているかを確認しましょう。ISO認証の有無も参考にできます。

   • 修正対応の範囲: 納品後に内容の変更や査読コメントへの対応などが必要になった際に、どこまで、どの期間、追加費用なしで対応してくれるのか、事前に明確にしておくことが非常に重要です事項です。

4. セキュリティと機密保持

   • 研究開発機関として、未発表の研究成果、特許情報、個人情報など、非常に機密性の高い情報を扱う機会が多いでしょう。翻訳会社が機密保持契約（NDA）の締結に積極的であるか、そして情報セキュリティ体制（物理的、技術的、人的）が厳重に管理されているかを確認することが不可欠です。ISO27001などの情報セキュリティ認証の有無も判断基準になります。

見積もり依頼時の注意点と準備：コストを抑えつつ品質を確保する

翻訳の品質とコストは、依頼時の情報提供に大きく左右されます。見積もり依頼前に、以下の点を準備し、翻訳会社に正確に伝えましょう。

1. 翻訳の目的とターゲット読者の明確化

   • 目的: 国際学術誌投稿用、特許出願用、国際会議発表用、広報用など、翻訳の目的を明確に伝えましょう。これにより、翻訳会社は最適な翻訳者を選定し、適切な品質レベルとトーンでサービスを提案できます。

   • ターゲット読者: 誰が読むのか（特定の分野の専門家、国際審査官、一般市民など）を伝えることで、表現のレベルや分かりやすさに配慮した翻訳が可能になります。

2. 原稿の正確性と形式

   • 原稿の品質: 誤字脱字がなく、日本語の表現が明確な原稿を用意しましょう。原稿の曖昧さや誤りは、そのまま翻訳の品質に影響し、修正コストが発生する原因にもなります。

   • ファイル形式: Word, PowerPoint, PDF, CADデータなど、どのような形式で原稿を提供するかを伝えましょう。PDFや画像データの場合、テキスト抽出作業やDTP作業が発生し、費用や納期に影響が出ることがあります。図表や画像内のテキスト翻訳が必要な場合も、明記しておきましょう。

3. 既存資料の提供と用語の統一

   • 用語集や参照資料: 組織内で使用している専門用語集、過去に翻訳した関連論文、特許明細書、ウェブサイトのURLなど、参照となる資料を翻訳会社に提供することで、専門用語の統一性が保たれ、翻訳の精度が格段に向上します。これは特に、一貫性が求められる継続的なプロジェクトで非常に有効です。

   • 固有名詞の指定: 機関名、プロジェクト名、開発コード、人名など、特定の表記ルールがある固有名詞はリスト化して伝えると良いでしょう。

4. 納期と予算の上限を伝える

   • 希望納期: 具体的な希望納期を伝えます。ただし、国際学会の締切や特許出願の期限など、絶対に遅らせられない納期がある場合は、その旨を明確に伝え、それに応じた特急料金の発生可能性も理解しておきましょう。

   • 予算の目安: 可能であれば、おおよその予算感を伝えることで、翻訳会社は予算内で最適な提案をしやすくなります。

トラブルを避けるための注意点：安心・安全な外注のために

公的な研究機関として、翻訳外注におけるトラブルは避けたいものです。予期せぬ事態を未然に防ぎ、スムーズな翻訳プロジェクトを実現するために、以下の点に注意しましょう。

1. 厳格な機密保持契約（NDA）の締結

   • 未発表の研究成果、特許申請前の技術情報、個人情報など、国立研究開発法人が扱う情報は、極めて機密性が高いです。翻訳を依頼する際は、必ず翻訳会社との間で厳格な機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を締結しましょう。口頭での約束だけでなく、書面での取り交わしが必須であり、その内容（損害賠償、期間など）も確認しましょう。

2. 契約内容の十分な確認

   • 見積もりだけでなく、正式な契約を締結する際は、修正対応の範囲、納期遅延時の対応、著作権の帰属（特に翻訳物の二次利用）、支払い条件、キャンセル規定など、すべての契約内容を十分に理解し、不明点があれば事前に法務部門などと連携して確認しましょう。

3. 緊急時の連絡体制

   • 翻訳会社の営業時間外や緊急時に連絡が取れる担当者や体制があるかを確認しておくと、万が一の事態（例：急な翻訳指示、原稿の差し替えなど）にも迅速に対応できます。

4. データ管理とセキュリティの確認

   • 翻訳データの授受方法（セキュアなファイル転送システム利用の有無）や、翻訳会社でのデータ管理体制（ISO27001などの情報セキュリティ認証の有無、サーバーのセキュリティレベル、翻訳者への機密保持教育など）についても、組織のセキュリティポリシーに合致する安全な方法を選ぶことが極めて重要です。

まとめ

国立研究開発法人にとって、翻訳の外注は、研究成果の国際的な発信、国際共同研究の推進、そして優秀な人材の確保に不可欠な戦略的投資です。公的予算を預かる責任を果たすためにも、適切な翻訳会社を選定し、適切なプロセスを踏むことで、限られた予算の中でも最高の翻訳品質と効率性を追求できます。

この記事でご紹介したポイントが、みなさまの組織が翻訳を外注する際の参考となり、日本の科学技術のさらなる発展と国際貢献につながることを心から願っています。

もし、翻訳外注に関して他に知りたいことや、具体的なケースについて相談したいことがあれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。