公益財団法人、一般財団法人、そしてNPO法人。これらの組織は、社会貢献という重要なミッションを掲げ、国内外で多岐にわたる活動を展開しており、海外からの助成金獲得、国際会議の開催、外国人支援者への情報発信など、質の高い翻訳が不可欠な場面は少なくありません。

しかし、「限られた予算の中で、どうすれば最適な翻訳サービスを選べるのか？」は、多くの担当者にとって共通の悩みではないでしょうか。

この記事では、これらの組織の予算区分から考える翻訳外注のパターン、そして翻訳会社選びの具体的なポイント、見積もり依頼のコツ、さらにはトラブル回避策まで、予算を賢く使い、最高の翻訳成果を得るためのすべてを解説します。

公益法人・NPO法人における翻訳外注の主要パターン

公益法人やNPO法人が翻訳を外注するパターンは、その活動内容や資金源によって多岐にわたります。ここでは、主な4つのパターンと、それぞれの目的や使用される予算について見ていきましょう。

1. 国際連携・国際交流活動に伴う翻訳

海外のパートナー団体との連携や、国際的なネットワーク構築に欠かせない翻訳です。

• 主な目的:

  • 国際会議・イベント資料: 国際シンポジウム、セミナー、ワークショップの講演録、プログラム、配布資料の多言語化。

  • パートナーシップ文書: 海外の組織との提携協定、MOU（了解覚書）、共同プロジェクトに関する契約書などの翻訳。

  • 国際プロジェクトの進捗報告: 海外の助成団体や共同実施機関への活動報告書、中間報告書の翻訳。

  • 専門家間のコミュニケーション: メールや技術文書、調査データの交換など、専門性の高いやり取りの翻訳。

• 主な使用予算:

  • 国際交流費: 海外との連携や交流活動のために計上される予算。

  • 助成事業費（国際関連）: 特定の国際プロジェクトで獲得した助成金。

  • 事業費: 個別の国際事業に割り当てられた経費。

• 主な外注先の例:

  • 特定の専門分野（例：医療、環境、教育など）に強く、多言語対応が可能な総合翻訳会社。

2. 広報・ファンドレイジング活動に伴う翻訳

活動内容を広く発信し、支援を募るための、ブランディングに関わる翻訳です。

• 主な目的:

  • ウェブサイト・SNSコンテンツ: 海外の支援者や関心層へ向けた活動紹介、ニュースリリース、ブログ記事などの多言語化。

  • アニュアルレポート・活動報告書: 組織の年次報告書や、特定のプロジェクトの成果をまとめた報告書の翻訳。

  • 寄付募集資料: 海外の個人や団体からの寄付を募るためのパンフレット、案内状、オンラインフォームの翻訳。

  • プレスリリース: 組織の重要な発表を海外メディアに発信する際の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 広報費: 組織の活動を国内外に発信するための予算。

  • ファンドレイジング費: 寄付金募集活動のために計上される予算。

  • 事業費: 個別の広報キャンペーンやプロジェクトに割り当てられた経費。

• 主な外注先の例:

  • マーケティング・ブランディング分野に強く、ターゲット地域の文化や習慣に合わせたローカライゼーションも可能な翻訳会社。DTP（組版）対応ができる会社も役立ちます。

3. 調査研究・情報発信活動に伴う翻訳

特定の社会課題に関する調査や、その成果をまとめた情報を発信する際の翻訳です。

• 主な目的:

  • 調査報告書・白書: 特定の社会問題や政策に関する調査結果をまとめた報告書の翻訳（学術的要素が強い場合も）。

  • 提言書・政策ブリーフ: 政府や国際機関への提言、政策立案に資する資料の翻訳。

  • 専門書籍・論文: 組織の専門家が執筆した書籍や学術論文の多言語化、または海外の関連文献の翻訳。

  • 教材・マニュアル: 特定の分野に関する教育教材や、研修用マニュアルの翻訳。

• 主な使用予算:

  • 調査研究費: 特定のテーマに関する調査や研究のために割り当てられる予算。

  • 助成事業費（研究関連）: 調査研究プロジェクトで獲得した助成金。

  • 出版費: 調査報告書や書籍の出版に関連する経費。

• 主な外注先の例:

  • 専門分野に特化し、学術論文や専門書の実績が豊富な翻訳会社。

4. 組織運営・事務・法務関連の翻訳

組織の安定的な運営を支える、内部文書や契約書の翻訳です。

• 主な目的:

  • 定款・規程: 法人の定款、理事会規程、倫理規程などの多言語化（特に海外の協力団体との情報共有や、外国人役員の招聘時など）。

  • 契約書: 海外の個人・団体との業務委託契約、コンサルティング契約、雇用契約などの法務翻訳。

  • 各種証明書: 海外からのスタッフやボランティア、インターンのための在籍証明書、推薦状などの公的文書翻訳。

  • 内部コミュニケーション: 海外拠点との連絡文書、内部会議資料の一部翻訳。

• 主な使用予算:

  • 運営費: 組織全体の維持・運営のために計上される予算。

  • 事務費: 各部署の事務経費。

• 主な外注先の例:

  • 法務翻訳や公的文書の翻訳実績が豊富な翻訳会社。

翻訳会社選びの具体的なポイント：限られた予算を賢く使うために

公益法人やNPO法人が翻訳会社を選ぶ際には、品質やコストだけでなく、組織の特性や予算のルールに合った選択が重要です。

1. 予算と会計制度への対応力

   • 助成金・寄付金からの支払い実績: 翻訳会社が助成金や寄付金を財源とする支払いに慣れているかを確認しましょう。特定の助成団体からの支払いルール（例：支出科目の厳格な分類、領収書の詳細指定など）に対応できるか、事前に相談しておくことが大切です。

   • 見積書・請求書の柔軟性: 組織の会計ルールに合わせた見積書、納品書、請求書（3点セット）の発行が迅速に可能か。特に、予算科目を明記する必要がある場合などに対応できるとスムーズです。

   • 相見積もり対応: 予算の適正性を示すため、複数の翻訳会社から相見積もりを取る必要がある場合、快く応じてくれる会社を選びましょう。

2. 専門分野への理解と翻訳者の質

   • 皆さんの組織が活動する特定の分野（例：環境保護、人権、国際開発、教育など）に深い知識を持つ翻訳者が在籍しているかを確認しましょう。専門用語や業界特有のニュアンスを正確に伝えるには、分野の理解が不可欠です。

   • 実績と信頼性: 公益法人やNPO法人との取引実績があるか、過去のプロジェクト事例（守秘義務に配慮した範囲で）を確認するのも有効です。

3. 品質管理と納品後のサポート

   • 校正・レビュー体制: 翻訳だけでなく、誤字脱字チェック、文法チェック、そしてネイティブによる表現の自然さの確認（ネイティブチェック）まで含んだ体制があるか確認しましょう。特に広報資料や提言書では、読みやすさが重要です。

   • 修正対応の範囲: 納品後に内容の変更や修正指示があった際に、どの程度の範囲まで追加費用なしで対応してくれるのか、事前に明確にしておくことが重要です。

4. コミュニケーションと柔軟性

   • 担当者の対応: 問い合わせへのレスポンスの速さ、提案の質、きめ細やかな対応をしてくれるか。特に、プロジェクトの途中で仕様変更が生じる可能性もあるため、柔軟に対応してくれるかが重要です。

   • 小回りの利きやすさ: 大規模なグローバル企業だけでなく、特定分野に特化した中小規模の翻訳会社も検討対象に入れましょう。小規模な案件や急な依頼にも柔軟に対応してくれる場合があります。

見積もり依頼時の注意点と準備：コストを抑えつつ品質を確保する

翻訳の品質とコストは、依頼時の情報提供に大きく左右されます。見積もり依頼前に、以下の点を準備し、翻訳会社に正確に伝えましょう。

1. 翻訳の目的とターゲット読者の明確化

   • 目的: 読者を動かす広報資料なのか、正確性が最優先の契約書なのか、情報提供が目的のウェブサイトなのかなど、翻訳の目的によって求められる品質レベルやトーンが異なります。

   • ターゲット読者: 誰が読むのか（一般市民、特定の専門家、海外の助成団体担当者など）を伝えることで、翻訳会社は最適な翻訳者を選定し、適切な表現を提案できます。

2. 原稿の正確性と形式

   • 原稿の品質: 誤字脱字がなく、日本語の表現が明確な原稿を用意しましょう。原稿の曖昧さや誤りは、そのまま翻訳の品質に影響し、修正コストが発生する原因にもなります。

   • ファイル形式: Word, PowerPoint, PDFなど、どのような形式で原稿を提供するかを伝えましょう。PDFの場合はテキスト抽出作業が発生し、費用や納期に影響が出る可能性があります。図表や画像内のテキスト翻訳が必要かどうかも明記し、DTP作業の有無についても確認しましょう。

3. 既存資料の提供と用語の統一

   • 用語集や参照資料: 組織内で使用している専門用語集や、過去に翻訳した関連文書、ウェブサイトのURLなど、参照となる資料を翻訳会社に提供することで、用語の統一性が保たれ、翻訳の精度が格段に向上します。

   • 固有名詞の指定: 組織名、プロジェクト名、人名など、特定の表記ルールがある固有名詞はリスト化して伝えると良いでしょう。

4. 納期と予算の上限を伝える

   • 希望納期: 具体的な希望納期を伝えます。ただし、あまりにも短すぎる納期は品質低下や特急料金につながる可能性があることを理解しましょう。

   • 予算の目安: 可能であれば、おおよその予算感を伝えることで、翻訳会社は予算内で最適な提案をしやすくなります。

トラブルを避けるための注意点：安心・安全な外注のために

予期せぬトラブルを未然に防ぎ、スムーズな翻訳プロジェクトを実現するために、以下の点に注意しましょう。

1. 機密保持契約（NDA）の締結

   • 未発表の調査データ、個人情報、プライバシーに関わる内容、契約書案など、機密性の高い文書の翻訳を依頼する際は、必ず翻訳会社との間で機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を締結しましょう。口頭での約束だけでなく、書面での取り交わしが必須です。

2. 契約内容の十分な確認

   • 見積もりだけでなく、正式な契約を締結する際は、修正対応の範囲、納期遅延時の対応、著作権の帰属、支払い条件、キャンセル規定など、すべての契約内容を十分に理解し、不明点があれば事前に確認しましょう。特に、助成金の交付ルールに合わせた支払い条件に対応できるかどうかも確認が必要です。

3. 緊急時の連絡体制

   • 翻訳会社の営業時間外や緊急時に連絡が取れる担当者や体制があるかを確認しておくと、万が一の事態にも迅速に対応できます。

4. データ管理とセキュリティ

   • 翻訳データの授受方法や、翻訳会社でのデータ管理体制（情報セキュリティ認証の有無、サーバーのセキュリティなど）についても、可能であれば確認し、組織のセキュリティポリシーに合致する安全な方法を選ぶことが大切です。

まとめ

公益法人やNPO法人の活動において、質の高い翻訳は、国内外のステークホルダーとの信頼関係構築、資金獲得、そしてミッション達成のための重要な鍵となります。限られた予算の中で、最適な翻訳サービスを見つけるためには、目的と予算、そして品質管理に対する明確な視点が必要です。

この記事でご紹介したポイントが、皆さんの組織が翻訳を外注する際の参考となり、より効果的で インパクトフルな活動につながることを心から願っています。

翻訳に関するご相談や、さらに知りたいことがあれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。