※「規程」は一定の目的のために定められた一連の決まり全体を指し、「規定」は個々の決まりを指すとされています。
日本では近年、外国人労働者を積極的に雇用する企業が増えてきており、多くの業種で外国人が働くようになっています。
日本人と外国人では文化的な背景が異なることから、労働への意識が異なることが通常です。労働への意識が異なると、お互いに不信感が募り、トラブルが発生する可能性があります。
そのため、労働に対する共通理解を持ってもらうために、社内規程をはじめとする会社のルールを理解してもらうことが不可欠になります。共通理解を持ってもらうことができれば、日本人と外国人がお互いを信頼し、良好な職場環境を作っていくことが可能となるからです。そのための手段として、社内規程を翻訳することが考えられます。
社内規程は法律に基づいて規定されているため専門性が高く、社内のみでの翻訳が困難なことから、外注する場合も多いと思います。本記事では、社内規程の翻訳を外注するときのポイントをまとめています。
なお、社内規程には以下のような文書が含まれます。
取締役会規程、勘定科目処理規程、給与規程/賃金規程、賞与規程、退職金給付規程、出張旅費規程、慶弔見舞金規程、育児休業規、/介護休業規程、個人情報管理規程、内部情報管理規程、ソーシャルメディア利用規程、等々
2つのポイント
社内規程の翻訳を外注するときは、
- 1 外注する翻訳会社及び翻訳者が法務知識と業界知識を備えているかどうか
- 2 外注する翻訳会社のリーガルチェックの体制がどうなっているか、
の大きく２つのポイントに注意する必要があります。
1. 外注する翻訳会社及び翻訳者が法務知識と業界知識を備えているかどうか
社内規程をはじめとする会社のルールは、社員が理解して初めて効力を発揮すると言われています。そのため社内規程の翻訳においては、法律的な意味が変わらない範囲で外国人にとってわかりやすい表現で翻訳することが重要になります。
社内規程は法律に基づいて規定されているため、難しい語句や表現が多いです。また、場合によっては社内規程に業界特有の慣習が含まれていることもあります。
そのため、たとえ翻訳能力が高かったとしても、法務知識と業界知識が不足している場合には、翻訳された社内規程が外国人にとって理解しにくい表現となってしまい、社内規程が効力を発揮しない恐れがあるのです。
このことから、社内規程の翻訳を外注するときは、外注する翻訳会社及び翻訳者が法務知識と業界知識を備えているかどうかに注意することがポイントとなります。
外注する翻訳会社を決定するときには、翻訳会社の過年度の実績や、実際に業務を担当する担当者の経歴をチェックしておくことが必要になります。
なお、社内規程に社内用語や造語が含まれている場合には、翻訳をよりわかりやすい表現にするために、事前に翻訳会社と共有しておくことも重要です。
2. 外注する翻訳会社のリーガルチェック体制がどうなっているか
日本人と外国人では文化的な背景が異なります。そのため、日本人にとっては常識でも外国人には通用しないことがあります。労働についても同様であり、日本人にとって常識であることは、あえて社内規程には記載していない場合もあります。
外国人に労働に対する共通認識を持ってもらうためには、日本人にとっての常識についても何らかの形で社内規程に反映させる必要があるのです。
翻訳会社によっては、社内規程の記載が外国人にとっては不足していると考えられる場合において、補足文書を追加し対応してくれるなどのサービスがあります。労働に対する共通理解を持つためには、補足文書は不可欠であると言えます。
そのため、外注する翻訳のリーガルチェックの体制がどうなっているかについて注意することがポイントです。翻訳会社によっては弁護士や社会保険労務士を紹介することが可能です。尋ねてみましょう。
まとめ
社内規程は、異なる文化的な背景を持つ日本人と外国人が、労働に対する共通認識を持ち、お互いを信頼し良好な職場環境を作っていくために、上述のポイントに注意して翻訳会社を選ぶことが重要です。
本記事が貴社にとってよりよい翻訳会社の選択する参考になれば幸いです。
Oct. 15, 2020