あなたの大学で、論文の国際化、広報資料の多言語化、または海外機関との契約書翻訳が必要になったことはありませんか？

限られた予算の中で、高品質な翻訳を効率的に外注する方法は、多くの大学関係者（研究者、事務職員、教員）が直面する課題です。

この記事では、大学における翻訳外注の多様なパターンから、翻訳会社選びの具体的なポイント、見積もり依頼のコツ、さらにはトラブル回避策まで、予算を賢く使い、最高の成果を得るためのすべてを解説します。

目次
・大学における翻訳外注の主要パターン
・翻訳会社選びの具体的なポイント：大学特有の事情を考慮して
・見積もり依頼時の注意点と準備：高品質・適正価格を得るために
・翻訳品質を確保するためのポイント：外注後も関与しよう
・トラブルを避けるための注意点：安心・安全な外注のために
・大学内で翻訳を内製化する際の選択肢（補足）
・まとめ

大学における翻訳外注の主要パターン

大学での翻訳外注は、その目的や翻訳内容、使用する予算の種類によって大きく4つのパターンに分けられます。

1. 研究活動に伴う翻訳

大学で最も一般的な外注パターンで、学術的な成果を国内外に発信する際に利用されます。

• 主な目的:

  • 論文投稿: 国際学術誌への論文投稿のための和英翻訳、または海外論文の査読・引用のための英和翻訳。特に、専門性の高い分野（医学、工学、理学、人文社会学など）の論文は、その分野の専門知識を持つ翻訳者による翻訳が不可欠です。

  • 学会発表資料: 国内外の学会での発表資料（スライド、原稿など）の多言語化。

  • 研究計画書・報告書: 海外の研究機関への共同研究提案書や、助成金申請のための報告書の翻訳。

  • 研究室ウェブサイト: 研究室の活動内容を国内外に発信するためのウェブサイト翻訳。

• 主な使用予算:

  • 科学研究費助成事業（科研費）: 最も一般的な学術研究費。翻訳費用の計上が認められています。特に「研究成果公開促進費」などで学術図書の翻訳費用が計上されるケースもあります。

  • 大学の競争的資金: 大学が独自に獲得した研究資金や、文部科学省などの公募型研究プロジェクト費。

  • 共同研究費: 企業や他機関との共同研究で発生する費用。

  • 各研究室の運営費: 研究室の裁量で使える経費。

• 主な外注先の例:

  • 学術論文専門の翻訳会社、または学術分野に強い総合翻訳会社。

2. 広報・国際交流活動に伴う翻訳

大学のブランディングや国際化推進、留学生募集などに直結する翻訳です。

• 主な目的:

  • 大学案内・学部案内: 留学生募集のための多言語版パンフレットやウェブサイト。

  • プレスリリース: 大学の重要な発表を海外メディアに発信する際の翻訳。

  • 国際シンポジウム・イベント資料: 講演録、プログラム、ポスターなどの翻訳。

  • 大学の公式ウェブサイト: 海外からのアクセスを考慮した多言語対応。

  • 留学プログラム関連資料: 留学生向けの募集要項、履修案内、生活ガイドなどの翻訳。

• 主な使用予算:

  • 大学の広報予算、国際交流推進費、入試広報費など。

• 主な外注先の例:

  • 広報・マーケティング分野に強く、DTP（組版）やウェブサイトのローカライゼーションにも対応できる総合翻訳会社。

3. 事務・法務・総務関連の翻訳

大学運営の基盤を支える、公式文書や契約書の翻訳です。

• 主な目的:

  • 契約書: 海外の大学や研究機関との提携協定、研究契約、MOU（了解覚書）などの法務翻訳。

  • 規則・規程: 大学の就業規則、倫理規程、研究不正防止規程などの多言語化。

  • 各種証明書: 留学生や海外研究者のための在籍証明書、成績証明書などの公的文書翻訳。

  • 海外からの問い合わせ対応: メールや書簡の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 大学の運営費、各部署の事務経費など。

• 主な外注先の例:

  • 法務翻訳や証明書翻訳の実績が豊富な翻訳会社。

4. 教育活動に伴う翻訳

講義の国際化や教育コンテンツの多言語展開に関わる翻訳です。

• 主な目的:

  • 講義資料・シラバス: 留学生向けの講義資料やシラバスの英語化。

  • E-ラーニング教材: オンライン教育プラットフォームで使用する教材の翻訳。

  • 教科書・専門書: 海外の最新の知見を取り入れた教科書や、日本の研究成果をまとめた書籍の翻訳・出版。

• 主な使用予算:

  • 教育改善・改革予算、各学部の教育費など。

• 主な外注先の例:

  • 学術翻訳に強い会社、DTP対応可能な会社。

翻訳会社選びの具体的なポイント：大学特有の事情を考慮して

大学が翻訳会社を選ぶ際には、一般的な品質やコストだけでなく、大学特有のルールやニーズに対応できるかが非常に重要になります。

1. 大学の会計・購買制度への対応力

   • 公費払い（科研費、校費など）の実績: 多くの翻訳会社は科研費払いに対応していますが、実際の請求書や見積書（3点セット）の形式、提出期限、検収方法など、大学特有の細かいルールに柔軟に対応できるかを確認しましょう。過去の大学との取引実績や、担当者が大学のシステムを理解しているかどうかが判断のポイントです。

   • 相見積もり対応: 大学の規定で複数業者からの相見積もりが必須の場合が多いため、快く応じてくれる会社を選びましょう。

2. 専門分野の深さと翻訳者の質

   • 単に「医学翻訳対応」だけでなく、具体的にどの分野（例：臨床研究、基礎医学、再生医療など）の論文実績が豊富かを確認しましょう。

   • 人文社会科学系の場合、より専門的な用語や文脈理解、表現力が求められます。その分野に精通した翻訳者がいるか、トライアル翻訳で確認するのも一つの手です。

   • ネイティブチェックの体制：学術論文や国際広報の場合、ネイティブによる自然な表現への調整（ネイティブチェック）が非常に重要です。このサービスが提供されているか、またそれが翻訳料金に含まれるかを確認しましょう。

3. 翻訳後のサポートと柔軟性

   • 質疑応答・修正対応: 納品後の疑問点に対する質問対応や、学術誌の査読者からのコメントに対する修正（リバイス）に、どこまで、どの期間、追加費用なしで対応してくれるかは非常に重要です。特に論文翻訳では必須の確認事項です。

   • 急な変更への対応: 研究の進捗や学会の締切など、予期せぬ変更が発生した場合に、どこまで柔軟に対応してくれるかを確認しておくと安心です。

4. 実績と評判

   • 大学や研究機関との取引実績が豊富な会社は、大学特有のニーズや手続きに慣れているためスムーズです。

   • 特定の学術分野での翻訳実績や、可能であれば、具体的な大学名や研究室名の事例（許可を得て）を挙げている会社は信頼性が増します。

見積もり依頼時の注意点と準備：高品質・適正価格を得るために

翻訳の品質やコストは、依頼時の情報提供に大きく左右されます。見積もり依頼前に、以下の点を準備し、翻訳会社に正確に伝えましょう。

1. 正確な情報提供の徹底

   • 翻訳の目的: 学術誌投稿用、広報用、内部資料用など、翻訳の目的によって求められる品質レベルやトーンが異なります。これを明確に伝えることで、翻訳会社は最適な翻訳者を選定し、適切なサービスを提案できます。

   • ターゲット読者: 誰が読むのか（ネイティブ、非ネイティブの専門家、一般市民など）を伝えることで、表現のレベルや分かりやすさに配慮した翻訳が可能になります。

   • 納期: 希望納期だけでなく、最低限必要な納期も伝えましょう。特急対応には追加料金が発生する場合があります。

   • 用語集や参照資料の提供: 専門用語や固有名詞の統一を求める場合、過去の論文、既存の用語集、関連ウェブサイトなどの参照資料を事前に提供することで、翻訳の精度が格段に上がります。

2. 原稿の種類と形式の確認

   • Word, PowerPoint, PDFなど、どのような形式で原稿を提供するかを伝えましょう。PDFの場合、テキスト抽出の作業が発生するため、費用が変動したり、納期が延びたりする可能性があります。

   • 図表内のテキストや、画像として埋め込まれたテキストの翻訳が必要かどうかも明記し、DTP（デスクトップパブリッシング）作業の有無についても確認しましょう。

3. 見積もり項目の詳細確認

   • 提示された見積もりに、「翻訳料」「校正料」「ネイティブチェック料」「DTP料」「特急料金」「消費税」など、すべての項目が詳細に記載されているかを確認しましょう。後からの追加料金発生を防ぐため、内訳をしっかり把握することが重要です。

翻訳品質を確保するためのポイント：外注後も関与しよう

翻訳を外注したからといって、すべて任せきりではリスクがあります。より高い品質を確保し、満足のいく翻訳を得るためには、依頼者側も積極的に関与することが重要です。

1. 事前準備の徹底

   良い翻訳は、良い原稿から生まれます。誤字脱字がないか、曖昧な表現がないかなど、日本語の原稿をできる限り完璧な状態にしてから依頼しましょう。
   
   

2. 翻訳会社との密な連携

   翻訳作業中に翻訳者やプロジェクトマネージャーから疑問点や確認事項があった際は、迅速かつ正確に回答しましょう。密なコミュニケーションが品質向上につながります。
   
   

3. 用語の統一と管理

   継続的な依頼の場合、翻訳会社と共有の用語集（Glossary）や翻訳メモリ（Translation Memory: TM）を構築することで、用語のブレを防ぎ、品質と効率を向上させることができます。これは長期的に見ても非常に有効な投資です。
   
   

4. 納品後の確認体制

   納品された翻訳は、必ず依頼者側でも確認しましょう。特に、専門用語の正確性、内容の矛盾、数値の誤りなど、内容に関する最終チェックは、その分野の専門家である大学関係者が行うべきです。
   
   

トラブルを避けるための注意点：安心・安全な外注のために

予期せぬトラブルを未然に防ぎ、スムーズな翻訳プロジェクトを実現するために、以下の点に注意しましょう。

1. 機密保持契約（NDA）の締結

   • 未発表の研究内容、特許関連情報、個人情報、契約書案など、機密性の高い文書の翻訳を依頼する際は、必ず翻訳会社との間で機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を締結しましょう。口頭での約束だけでなく、書面での取り交わしが重要です。

2. 契約内容の十分な確認

   • 見積もりだけでなく、正式な契約を締結する際は、修正対応の範囲、納期遅延時の対応、著作権の帰属、支払い条件、キャンセル規定など、すべての契約内容を十分に理解し、不明点があれば事前に確認しましょう。

3. 緊急時の連絡体制

   • 翻訳会社の営業時間外や緊急時に連絡が取れる体制があるかを確認しておくと、万が一の事態にも迅速に対応できます。担当者の連絡先や緊急連絡先の確認をしておきましょう。

4. データ管理とセキュリティ

   • 翻訳データの授受方法や、翻訳会社でのデータ管理体制（ISO認証の有無、サーバーのセキュリティなど）についても、可能であれば確認し、安全な方法を選ぶことが大切です。

大学内で翻訳を内製化する際の選択肢（補足）

予算の制約がある場合や、日常的な比較的軽微な翻訳ニーズに対応するため、大学内でできることもいくつかあります。

1. 学内研究者・教員の協力

   • 専門分野の教員や大学院生に、専門性の高い文書の翻訳協力を仰ぐケースです。ただし、本来の業務に支障が出ないよう、過度な負担にならない配慮が必要です。

2. 学生アルバイトの活用

   • 語学力のある学部生や留学生に、簡単な文書の翻訳やチェックを依頼するケースです。コストを抑えられますが、品質管理や責任の所在、納期の確実性には十分な注意が必要です。

3. AI翻訳ツール（学内導入）の検討

   • 外部サービスとは異なり、セキュリティが強化されたビジネス向けのAI翻訳ツールを学内で導入する選択肢もあります。これにより、機密情報を守りつつ、大量の文書の概要把握や一次翻訳を効率的に行えます。ただし、最終的な品質保証には人間の目によるポストエディットが必須です。

まとめ

大学における翻訳の外注は、学術研究の国際化、大学のブランディング、円滑な大学運営に不可欠な要素です。適切な翻訳会社を選び、適切なプロセスを踏むことで、限られた予算の中でも最高の翻訳品質と効率性を追求できます。

この記事でご紹介したポイントを参考に、あなたの大学の翻訳プロジェクトが成功することを願っています。

もし、翻訳外注に関して他に知りたいことや、具体的なケースについて相談したいことがあれば、ぜひご連絡ください！