「海外展示会出展代行を頼むと、具体的に何をどこまでやってもらえるんだろう」
「ブースの施工だけなのか、それとも商談のフォローまで任せられるのか」

「出展代行」という言葉は聞いたことがあっても、実際の業務範囲は会社によって幅があり、イメージが掴みにくいものです。この記事では、海外展示会出展代行が一般的にカバーする業務を、出展前・出展中・出展後のフェーズ別に整理します。

1. フェーズ1：企画・戦略立案

出展の土台となる部分です。この段階での代行サービスの役割は、単なる作業代行ではなく、意思決定を支える情報提供に近いものです。

• 出展目的・ターゲット設定の壁打ち：新規顧客開拓、代理店探し、市場調査など、出展目的の明確化をサポート

• 展示会の選定サポート：業界・地域特性を踏まえた候補展示会の提案

• 予算策定・費用対効果（ROI）設計の相談：過去の実績データをもとにした費用感・効果測定方法の設計

2. フェーズ2：準備・実施（最も業務範囲が広い段階）

出展代行の中核となるのがこのフェーズです。専門性の高い業務が集中するため、代行サービスを利用する意義が最も大きい部分でもあります。

2-1. ブース施工関連

• 現地ブースビルダー（施工業者）の選定・見積もり交渉

• デザイン・施工管理（現地の消防法・建築規定への適合確認を含む）

2-2. 輸送・通関関連

• 国際輸送業者の選定・手配

• ATAカルネなど通関書類の準備アドバイス

• 現地搬入・搬出のスケジュール調整

2-3. 多言語対応関連

• カタログ・パンフレット・名刺等の翻訳、現地の商習慣に合わせたローカライズ

• 通訳者・現地サポートスタッフの手配

3. フェーズ3：開催中のサポート

会期中は、来場者対応と並行して行うべき業務が発生します。

• 商談時の通訳サポート

• 競合ブースの視察・市場トレンドの情報収集代行、レポート作成

4. フェーズ4：開催後のフォローアップ

展示会の成果を左右する重要な段階でありながら、自社対応では手薄になりがちな部分です。

• 獲得した名刺・リード情報のデータ入力代行

• 多言語でのお礼メール・フォローアップメールの作成支援

• 初期の架電（フォローコール）代行

5. 「フルサポート」と「部分依頼」の使い分け

上記の業務をすべてまとめて依頼することも、一部だけを依頼することも可能です。

• フルサポートが向いているケース：初めての海外出展で、社内に経験者がいない場合

• 部分依頼が向いているケース：企画や当日の商談対応は自社で行い、専門性が高い「ブース施工」「通関書類」「多言語フォローアップ」だけを依頼したい場合

依頼する範囲は、社内のリソースと、どの業務に専門知識のギャップがあるかを照らし合わせて決めるのが実務的です。

6. まとめ

海外展示会出展代行の業務範囲は、企画段階の相談から、ブース施工・輸送通関・多言語対応、開催中のサポート、開催後のフォローアップまで多岐にわたります。会社によって対応範囲や得意分野が異なるため、依頼を検討する際は「どのフェーズの、どの業務を、どこまで任せられるか」を具体的に確認することが重要です。

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