予算を最大限に活用！地方自治体が翻訳を効果的に外注する方法

地域住民の生活を支え、地域の魅力を国内外に発信する地方自治体（都道府県、市町村）。国際交流の推進、外国人住民への情報提供、観光誘致、災害時の多言語対応など、翻訳が必要な場面は多岐にわたります。

しかし、「限られた公的予算の中で、どうすれば質の高い翻訳を効率的に行えるのか？」と悩む担当者の方も少なくないでしょう。

この記事では、地方自治体の予算区分から考える翻訳外注のパターン、そして翻訳会社選びの具体的なポイント、見積もり依頼のコツ、さらにはトラブル回避策まで、予算を賢く使い、地域の国際化と住民サービス向上に役立つ翻訳成果を得るためのすべてを解説します。

地方自治体における翻訳外注の主要パターン

地方自治体における翻訳外注は、その行政サービスや地域特性に応じて多岐にわたります。主な4つのパターンを見ていきましょう。

1. 外国人住民支援・多文化共生推進に伴う翻訳

増加する外国人住民が安心して生活できるよう、必要な情報を提供するための翻訳です。

• 主な目的:

  • 行政サービス案内: 住民票、税金、医療、福祉など、各種行政手続きの案内や申請書の多言語化。

  • 生活ガイド: ごみの出し方、交通ルール、防災情報、子育て支援など、生活に密着した情報の翻訳。

  • 広報誌・ウェブサイト: 広報誌の記事、市町村の公式ウェブサイト内の外国人向けページ、SNSでの情報発信の多言語化。

  • 緊急・災害時情報: 災害発生時の避難情報、避難所案内、安否確認方法などの緊急情報の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 多文化共生推進費: 外国人住民支援や多文化共生施策に充てられる予算。

  • 福祉関係費: 住民福祉に関連する予算の一部。

  • 広報広聴費: 広報活動や住民への情報提供に必要な予算。

  • 防災費: 災害対策や情報提供に必要な予算の一部。

• 主な外注先の例:

  • 行政文書翻訳の実績が豊富で、多様な言語に対応できる総合翻訳会社。生活に密着した表現に強い会社も適しています。

2. 観光誘致・国際交流推進に伴う翻訳

地域の魅力を海外に発信し、インバウンド誘致や国際交流を活発化させるための翻訳です。

• 主な目的:

  • 観光案内: 観光パンフレット、観光マップ、観光施設のウェブサイト、音声ガイドなどの多言語化。

  • イベント情報: 地域のお祭り、伝統行事、スポーツイベントなどの告知、案内、参加者向け資料の翻訳。

  • プロモーション資料: 海外向けPR動画の字幕・ナレーション翻訳、メディア向けプレスリリース翻訳。

  • 姉妹都市交流資料: 姉妹都市との交流事業に関する文書、訪問団向け資料の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 観光振興費: 観光誘致や地域活性化に充てられる予算。

  • 国際交流費: 姉妹都市交流、国際イベント開催などに使用される予算。

  • 広報費: 地域の魅力を発信するための予算。

• 主な外注先の例:

  • 観光・マーケティング翻訳に強みを持ち、魅力的な表現やローカライゼーションが得意な翻訳会社。DTP（組版）や映像翻訳に対応できる会社も便利です。

3. 産業振興・企業誘致に伴う翻訳

地域の産業力を高め、海外からの企業誘致や投資を促進するための翻訳です。

• 主な目的:

  • 企業誘致資料: 地域の投資環境、産業特性、優遇制度などを説明する資料の翻訳。

  • 技術紹介: 地域企業の持つ独自の技術や製品を海外に紹介する資料の翻訳。

  • ビジネスサポート: 海外企業との商談資料、契約書、事業計画書などの翻訳。

  • 国際展示会資料: 海外の展示会出展用のブース案内、製品説明、プレゼンテーション資料の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 産業振興費: 地域の産業育成や企業誘致に充てられる予算。

  • 地域活性化交付金: 国や地方からの地域活性化を目的とした交付金。

• 主な外注先の例:

  • ビジネス・法務・技術翻訳に強みを持つ翻訳会社。投資関連の専門知識がある会社も有効です。

4. 組織運営・事務・法務関連の翻訳

自治体運営の基盤となる内部文書や海外との公式文書の翻訳です。

• 主な目的:

  • 契約書・協定書: 海外の地方政府、国際機関、民間企業との提携協定、業務委託契約などの法務翻訳。

  • 内部規程・規則: 外国人職員向けの就業規則、倫理規程、情報セキュリティ規程などの多言語化。

  • 各種証明書: 海外からの赴任者や国際交流員の住民票、納税証明書などの公的文書翻訳。

  • 海外からの問い合わせ対応: 外国語での問い合わせメールや書簡の翻訳。

• 主な使用予算:

  • 一般管理費: 職員の人件費や総務・経理など、自治体運営に必要な経費の一部。

  • 庁舎管理費: 庁舎内の表示や案内に関する翻訳など。

• 主な外注先の例:

  • 法務翻訳や公的文書の翻訳実績が豊富な翻訳会社。公証役場での認証手配などにも対応できると便利です。

翻訳会社選びの具体的なポイント：公的予算を最大限に活かすために

地方自治体が翻訳を外注する際には、品質、コストに加え、公的機関ならではの調達・会計ルール、そして住民への説明責任を果たす視点が重要になります。

1. 公的予算・会計制度への対応力

   • 公費払い（一般会計、特別会計など）の実績: 翻訳会社が地方自治体の公費払い手続きに慣れているかを確認しましょう。請求書・見積書（3点セット）の形式、提出期限、検収方法など、自治体特有の細かいルールに柔軟に対応できるかが重要です。

   • 競争入札・プロポーザル方式への対応: 契約金額や案件の性質に応じて、指名競争入札、一般競争入札、プロポーザル方式などが必要となる場合があります。これらの手続きにスムーズに対応できる体制があるか、入札参加資格の有無などを事前に確認しましょう。

   • 相見積もり取得への協力: 予算の適正性を示すため、複数の翻訳会社から相見積もりを取る必要がある場合、積極的に協力してくれる会社を選びましょう。

2. 専門分野の知見と翻訳者の質

   • 自治体の翻訳ニーズは、行政、観光、産業、防災など多岐にわたります。依頼する文書の分野に深い知識を持つ翻訳者が在籍しているか、特に行政特有の表現や法令用語、地名表記などに正確に対応できるかが重要です。

   • 実績と信頼性: 他の自治体や公的機関との取引実績、特に翻訳を依頼したい分野での実績を確認しましょう。

   • ネイティブチェック体制: 広報資料や観光パンフレットなど、読者に直接語りかける文書の場合、ネイティブスピーカーによる自然で魅力的な表現への調整（ネイティブチェック）が不可欠です。

3. 情報セキュリティと機密保持

   • 住民情報、個人情報、未公開の政策情報など、自治体が扱う情報には機密性の高いものが含まれます。翻訳会社が厳格な機密保持契約（NDA）を締結できることはもちろん、情報セキュリティ体制（物理的セキュリティ、ネットワークセキュリティ、従業員のセキュリティ意識）が十分に整備されているかを確認することが不可欠です。ISMS認証（ISO/IEC 27001）などの取得状況も判断材料になります。

4. 地域性と多言語対応能力

   • 対応言語: 自治体の外国人住民の出身国や、主要な観光客の国籍に応じて、必要な言語に幅広く対応できるか。特にニッチな言語に対応できるかも確認ポイントです。

   • ローカライゼーション: 単なる直訳だけでなく、地域の文化や習慣、ニュアンスを理解し、ターゲットとする読者に響くように表現を調整するローカライゼーションに対応できるか。観光プロモーションなどでは特に重要です。

見積もり依頼時の注意点と準備：無駄のない予算執行のために

効果的な翻訳外注のためには、事前の準備が不可欠です。

1. 翻訳の目的、ターゲット、公開範囲を明確にする

   • なぜ翻訳が必要なのか: 外国人住民向け案内、観光誘致用、内部参照用など、目的によって品質レベルやトーンが変わります。公開範囲（ウェブサイト掲載、印刷物配布、庁内閲覧のみなど）も伝えることで、翻訳会社は適切な機密性への配慮や形式で提案できます。

2. 原稿の品質を高める

   • 依頼する原稿は、正確で分かりやすい日本語で書かれているかを事前に確認しましょう。曖昧な表現や誤字脱字が多い原稿は、翻訳の品質低下や修正コストの増加につながります。法令用語など、自治体特有の表現は統一されているか確認しましょう。

3. 参考資料と用語集を提供する

   • 過去に翻訳した関連文書、自治体独自の用語集、地名や施設名の公式表記ルール、広報資料のスタイルガイドなどがあれば、積極的に翻訳会社に提供しましょう。これにより、翻訳の一貫性を保ち、品質向上につながります。

4. 納期と予算を明確に伝える

   • イベント開催日や条例施行日など、厳守すべき納期がある場合は明確に伝えましょう。また、予算の上限がある場合は伝えることで、翻訳会社は予算内で可能な最適なプランを提案しやすくなります。

トラブルを避けるための注意点：住民への説明責任を果たすために

公的機関である自治体として、翻訳外注におけるトラブルは避けるべきです。予期せぬ事態を未然に防ぎ、スムーズな翻訳プロジェクトを実現するために、以下の点に留意しましょう。

1. 厳格な機密保持契約（NDA）の締結

   • 住民情報、未公開の政策情報、入札に関する情報など、自治体が扱う情報には機密性が高いものが含まれます。翻訳を依頼する際は、必ず翻訳会社との間で厳格な機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を締結しましょう。契約書の内容も詳細に確認することが重要です。

2. 契約内容の十分な確認

   • 見積書の内容だけでなく、**契約書に記載された権利義務、責任範囲、瑕疵担保責任、損害賠償規定、納品物の著作権帰属（特に重要）**などを十分に確認し、不明な点は法務部門などと連携して事前に解消しましょう。

3. コミュニケーションを密に行う

   • 翻訳作業中も、疑問点や確認事項があれば遠慮せずに翻訳会社に問い合わせ、認識のずれを防ぎましょう。翻訳会社からの質問には迅速に対応することが、品質維持につながります。

4. 納品物の確認体制を整える

   • 納品された翻訳物は、必ず依頼部門や、可能であれば在住外国人モニター、国際交流員、地域の国際化推進団体などの協力も得て、内容が適切か、誤訳がないか、分かりやすいかを多角的に確認しましょう。特に住民向けの情報は、誤解を招かないよう慎重なチェックが必要です。

5. 著作権と二次利用の確認

   • 翻訳された文書をウェブサイトや他の印刷物で二次利用する可能性がある場合、翻訳会社との契約で著作権の取り扱い（通常は、対価を支払うことで自治体に譲渡されるか、利用許諾が得られる）を明確にしておくことが重要です。

まとめ

地方自治体における翻訳外注は、外国人住民への行政サービス向上、インバウンド観光の促進、地域経済の活性化、そして国際的な連携強化に不可欠な手段です。公的予算を預かる責任を果たすためにも、透明性の高いプロセスで信頼できる翻訳会社を選定し、効果的な情報発信と多文化共生社会の実現を推進してください。

この記事でご紹介したポイントが、皆さんの自治体における翻訳プロジェクトの成功に役立つことを願っています。

もし、翻訳外注に関してさらに詳しい情報や具体的なアドバイスが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。